für die Nutzung der Software Frida KI

1. Geltungsbereich, Zielgruppe und Begriffsbestimmungen 1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB“) regeln die entgeltliche und unentgeltliche Nutzung der webbasierten Software-as-a-Service-Lösung („SaaS“) „Frida – die KI-Telefonassistentin“ über das Portal des Anbieters. 1.2 Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB („Kunde“). Verbraucher im Sinne von § 13 BGB sind von der Nutzung ausgeschlossen. 1.3 Räumlicher Geltungsbereich ist die DACH-Region. Vertragssprache ist Deutsch. Abrechnung erfolgt ausschließlich in Euro (EUR). 1.4 Entgegenstehende oder abweichende Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zu. 1.5 Individualvereinbarungen (z. B. Angebot/Bestellformular, Leistungsbeschreibung, Preisblatt, SLA, AVV) gehen diesen AGB im Kollisionsfall vor.

2. Vertragsgegenstand und Leistungsbeschreibung 2.1 Vertragsgegenstand ist die Bereitstellung und der Betrieb der SaaS-Lösung „Frida“, die eingehende Telefonanrufe automatisiert entgegennimmt, kategorisiert, dokumentiert und – abhängig vom gewählten Tarif und der Konfiguration – weiterleitet bzw. Rückrufe organisiert. 2.2 Die jeweils geschuldete Funktionalität richtet sich nach dem gebuchten Tarif (z. B. Basic/Professional/Enterprise) sowie den im Angebot/Bestellformular, im Portal und/oder im Preisblatt beschriebenen Leistungsmerkmalen (zusammen „Leistungsbeschreibung“). 2.3 Nicht geschuldet sind insbesondere: - Rechtsberatung oder rechtliche Einschätzungen (z. B. zu Mietverträgen, Kündigungen, Ansprüchen). - Prozess- oder Organisationsberatung außerhalb der Konfiguration der Software. - Erfolgs- oder KPI-Zusagen (z. B. garantierte Erreichbarkeit von Weiterleitungszielen, garantierte Erkennungsraten). - Rufnummernportierung (es wird eine neue Rufnummer bereitgestellt, sofern tariflich enthalten). - Outbound-Telefonie, individuelle Softwareentwicklung oder Schnittstellen außerhalb des definierten Funktionsumfangs (sofern nicht ausdrücklich vereinbart). - 24/7-menschlicher Telefonsupport.

3. Vertragsschluss und Zugang zum Portal 3.1 Der Vertrag kommt in der Regel nach einem Erstgespräch durch Annahme eines Angebots/Bestellformulars zustande, das der Kunde über ein Signaturverfahren (z. B. Zoho Sign) bestätigt. Die AGB werden dem Angebot/Bestellformular beigefügt oder in zumutbarer Weise verlinkt und werden mit Annahme Vertragsbestandteil. 3.2 Der Zugang zum Portal erfolgt ausschließlich nach Freischaltung durch den Anbieter (Invite-Only). Der Kunde erhält einen Einladungslink bzw. Zugangsdaten. Ein Anspruch auf Freischaltung besteht nicht. 3.3 Der Kunde ist verpflichtet, Zugangsdaten geheim zu halten und vor dem Zugriff Dritter zu schützen. Der Kunde haftet für alle Handlungen, die unter Verwendung seiner Zugangsdaten erfolgen, soweit er diese zu vertreten hat.

4. Leistungen des Anbieters 4.1 Der Anbieter stellt dem Kunden für die Vertragslaufzeit den Zugriff auf das Portal und die gebuchten Funktionen zur Verfügung. Die Nutzung erfolgt browserbasiert; eine mobile App ist derzeit nicht Vertragsbestandteil. 4.2 Der Anbieter erbringt laufende Wartung und Updates der SaaS-Lösung. Der Anbieter ist berechtigt, die Software weiterzuentwickeln, solange die vertraglich geschuldete Kernfunktionalität nicht wesentlich eingeschränkt wird. 4.3 Zusatzleistungen (z. B. Managed Onboarding/Einrichtung, Schulungen über das Inklusivmaß hinaus, Custom Work, zusätzliche Integrationen) werden nur geschuldet, wenn sie ausdrücklich beauftragt sind. Vergütung und Umfang ergeben sich aus Angebot oder Preisblatt.

5. Verfügbarkeit, Wartungsfenster und Support 5.1 Eine bestimmte Verfügbarkeit (SLA) ist nur geschuldet, wenn sie ausdrücklich schriftlich vereinbart ist. Ohne gesonderte SLA-Vereinbarung erfolgt die Bereitstellung im Rahmen der technischen und betrieblichen Möglichkeiten. 5.2 Geplante Wartungsarbeiten können zu vorübergehenden Einschränkungen führen. Der Anbieter wird Wartungsarbeiten – soweit möglich – außerhalb üblicher Geschäftszeiten durchführen oder rechtzeitig ankündigen. 5.3 Support erfolgt grundsätzlich per E-Mail an [Support-E-Mail]. Supportzeiten: [Mo–Fr, Uhrzeiten]. Reaktionszeiten sind abhängig vom Tarif, sofern vereinbart.

6. Mitwirkungspflichten des Kunden 6.1 Der Kunde ist für die erfolgreiche Einrichtung und Nutzung insbesondere verpflichtet, die folgenden Mitwirkungshandlungen rechtzeitig und vollständig zu erbringen: - Bereitstellung korrekter Unternehmens- und Ansprechpartnerdaten. - Einrichtung der Rufweiterleitung zur vom Anbieter bereitgestellten Frida-Rufnummer (sofern tariflich enthalten). - Optional: Import/Übermittlung von Stammdaten (z. B. Mieter, Objekte, Einheiten) in vereinbartem Format. - Konfiguration von Kategorien, Routing-Regeln, Notfallkontakten sowie ggf. Sachbearbeitern/Handwerkern für Weiterleitungen. - Sicherstellung der Erreichbarkeit von Weiterleitungszielen und Pflege aktueller Kontaktdaten. 6.2 Unterlässt der Kunde erforderliche Mitwirkung oder liefert er unzutreffende Daten, können Funktionsstörungen (z. B. Fehlkategorisierung, Fehlweiterleitung) auftreten. Der Anbieter haftet hierfür nicht, soweit die Ursache im Verantwortungsbereich des Kunden liegt.

7. Nutzungsrechte und Nutzungsbeschränkungen 7.1 Der Anbieter räumt dem Kunden ein einfaches, nicht übertragbares, nicht unterlizenzierbares Recht ein, die SaaS-Lösung während der Vertragslaufzeit vertragsgemäß zu nutzen. 7.2 Der Kunde ist nicht berechtigt, die SaaS-Lösung zu kopieren, zu dekompilieren, zurückzuentwickeln (Reverse Engineering) oder Dritten außerhalb des Unternehmens zur Nutzung zu überlassen, sofern nicht ausdrücklich vereinbart. 7.3 Der Kunde darf exportierte Inhalte (z. B. Tabellen/CSV) ausschließlich für interne Zwecke verwenden. Eine Weitergabe an Dritte ist nur zulässig, soweit dies zur vertragsgemäßen Nutzung erforderlich ist oder gesetzlich zulässig ist. 7.4 Der Anbieter ist berechtigt, bei missbräuchlicher Nutzung, Sicherheitsrisiken oder Verstößen gegen diese AGB den Zugang vorübergehend zu sperren, wenn der Kunde den Verstoß trotz angemessener Fristsetzung nicht abstellt oder eine sofortige Sperrung zur Abwehr erheblicher Risiken erforderlich ist.

8. Besonderheiten der KI-Telefonassistenz 8.1 Frida arbeitet KI-gestützt. Aufgrund technischer Grenzen (z. B. Dialekte, Hintergrundgeräusche, schlechte Audioqualität) kann es zu Fehlern bei Erkennung, Transkription, Zusammenfassung, Kategorisierung oder Weiterleitung kommen. Eine fehlerfreie Verarbeitung wird nicht geschuldet. 8.2 Gesprächsaufzeichnung und Transkripte: Sofern in den Einstellungen aktiviert bzw. tariflich vorgesehen, können Audioaufnahmen und/oder Transkripte erstellt und im Portal abrufbar gespeichert werden. Konfigurierbare Aufbewahrungsfristen richten sich nach den im Portal verfügbaren Einstellungen. 8.3 Informationspflichten/Einwilligungen: Der Kunde ist als Verantwortlicher datenschutzrechtlich verpflichtet, Anrufer über die Verarbeitung zu informieren und erforderliche Einwilligungen einzuholen (z. B. bei Aufzeichnung). Der Anbieter stellt hierfür ggf. konfigurierbare Hinweistexte/Schalter bereit, übernimmt jedoch keine Rechtsprüfung. 8.4 Notfall-Routing: Bei als Notfall klassifizierten Anliegen kann – je nach Konfiguration – eine direkte Weiterleitung an hinterlegte Notfallkontakte erfolgen. Der Kunde hat die Notfalllogik und Kontaktdaten zu prüfen und aktuell zu halten. Der Anbieter übernimmt keine Gewähr dafür, dass Notfälle in jedem Fall korrekt erkannt oder weitergeleitet werden. 8.5 Weiterleitung/Fallback: Weiterleitungen erfolgen an vom Kunden definierte Ziele. Ist ein Ziel nicht erreichbar, kann – je nach Konfiguration – eine Weiterleitung an weitere Ziele oder eine Benachrichtigung (z. B. per E-Mail) erfolgen. Der Anbieter garantiert nicht die Erreichbarkeit der Weiterleitungsziele.

9. Vergütung, Abrechnung und Zahlungsbedingungen 9.1 Es gelten die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses vereinbarten Preise gemäß Angebot/Bestellformular bzw. Preisblatt. Sämtliche Preise verstehen sich netto zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. 9.2 Abrechnung erfolgt monatlich oder jährlich im Voraus, abhängig vom gewählten Tarif. Bei jährlicher Abrechnung kann ein Rabatt gewährt werden. 9.3 Zahlungsart ist ausschließlich SEPA-Lastschrift über GoCardless. Der Kunde erteilt hierfür ein entsprechendes SEPA-Mandat. Der Einzug erfolgt in der Regel innerhalb von drei (3) Werktagen nach Rechnungsstellung. 9.4 Kontingente/Minuten: Je Tarif ist ein Minutenkontingent pro Abrechnungsperiode enthalten. Nicht genutzte Minuten verfallen zum Ende der Abrechnungsperiode, sofern nicht ausdrücklich abweichend vereinbart. Bei Überschreitung des Kontingents kann der Anbieter – je nach Einstellung – (i) Zusatzminuten automatisch nachbuchen/abrechnen („Auto Top-Up“) oder (ii) den Kunden zur manuellen Nachbuchung auffordern. Der Anbieter ist berechtigt, die Anrufannahme bzw. einzelne Funktionen bei vollständig verbrauchtem Kontingent bis zur Nachbuchung einzuschränken. Einzelheiten (z. B. Zusatzminute/Add-on-Pakete, Schwellwerte und Preise) ergeben sich aus Angebot/Preisblatt und den Einstellungen im Portal. 9.5 Gerät der Kunde mit Zahlungen in Verzug, ist der Anbieter berechtigt, Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe zu verlangen. Der Anbieter kann nach angemessener Mahnung den Zugang vorübergehend sperren, sofern der Kunde den Zahlungsverzug zu vertreten hat.

10. Laufzeit, Verlängerung, Kündigung und Tarifwechsel 10.1 Die Vertragslaufzeit ergibt sich aus dem Angebot/Bestellformular. Soweit dort nichts Abweichendes vereinbart ist, gilt: - Bei jährlicher Abrechnung: Mindestlaufzeit zwölf (12) Monate, automatische Verlängerung um jeweils zwölf (12) Monate. - Bei monatlicher Abrechnung: Laufzeit jeweils ein (1) Monat, automatische Verlängerung um jeweils einen (1) Monat. 10.2 Kündigung ist in Textform per E-Mail an [Support-E-Mail] möglich. Die Kündigungsfrist beträgt vier (4) Wochen zum Ende der jeweiligen Laufzeit/Abrechnungsperiode, sofern im Angebot/Bestellformular nichts Abweichendes geregelt ist. 10.3 Tarifwechsel: Upgrades und Downgrades richten sich nach den im Angebot/Bestellformular bzw. im Portal dargestellten Regeln. Soweit nichts Abweichendes vereinbart ist, gilt: Upgrades können zum Wirksamkeitsdatum nach Portalvorgabe erfolgen (z. B. sofort oder zum 1. des Folgemonats); Downgrades erfolgen zum Ende der jeweiligen Laufzeit unter Einhaltung der Kündigungsfrist. 10.4 Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn (i) der Kunde trotz Mahnung mit wesentlichen Zahlungen in Verzug ist, (ii) der Kunde erheblich gegen Nutzungsregeln verstößt oder (iii) der Kunde die SaaS-Lösung zu rechtswidrigen Zwecken einsetzt.

11. Datenexport und Löschung 11.1 Nach Vertragsende wird der Zugang grundsätzlich deaktiviert. Der Kunde kann innerhalb von neunzig (90) Tagen nach Vertragsende einen Datenexport per Support anfordern, soweit technisch verfügbar und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Der Anbieter kann hierfür einen begrenzten (z. B. read-only) Zugang bereitstellen. 11.2 Löschfristen für Gesprächsdaten (Audio/Transkripte/Metadaten/Analytics) können – je nach Tarif und Portal-Einstellung – konfigurierbar sein. Nach Vertragsende werden Kundendaten nach den konfigurierten Löschregeln bzw. spätestens innerhalb einer angemessenen Frist gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Backups können darüber hinaus für einen begrenzten Zeitraum vorgehalten werden. 11.3 Der Anbieter ist berechtigt, Daten zu anonymisieren und in anonymisierter Form zur Produktverbesserung zu verwenden.

12. Datenschutz und Auftragsverarbeitung 12.1 Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten des Kunden und dessen Endnutzer/Anrufer im Auftrag des Kunden. Der Kunde ist Verantwortlicher, der Anbieter Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO. 12.2 Die Parteien schließen hierzu eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV). Ohne wirksame AVV ist eine Nutzung, bei der der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet, nicht zulässig. 12.3 Der Anbieter setzt zur Leistungserbringung Unterauftragsverarbeiter (z. B. Telefonie-, KI-, Hosting-, Zahlungs- und E-Mail-Dienste) ein. Einzelheiten ergeben sich aus der AVV bzw. deren Anlagen.

13. Gewährleistung 13.1 Für Sach- und Rechtsmängel gelten die gesetzlichen Bestimmungen, soweit nachfolgend nicht abweichend geregelt. 13.2 Der Anbieter gewährleistet nicht, dass die SaaS-Lösung in jeder technischen Umgebung des Kunden fehlerfrei funktioniert, insbesondere wenn Störungen aus der Sphäre des Kunden oder Dritter (z. B. Telekommunikationsanbieter, Internet, Drittintegrationen) resultieren. 13.3 Der Kunde hat Mängel unverzüglich in Textform zu melden und alle zur Mängelanalyse erforderlichen Informationen zur Verfügung zu stellen.

14. Haftung oder Gesundheit. 14.1 Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie bei Verletzung von Leben, Körper 14.2 Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) und nur für den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. 14.3 Soweit die Haftung nach Ziffer 14.2 besteht, ist sie der Höhe nach begrenzt auf insgesamt zwölf (12) Monatsentgelte des jeweils betroffenen Vertrages. Die Haftungsbegrenzung gilt nicht, soweit zwingende gesetzliche Haftung besteht. 14.4 Der Anbieter haftet nicht für entgangenen Gewinn, mittelbare Schäden, Folgeschäden oder reine Vermögensschäden, soweit gesetzlich zulässig und nicht Ziffer 14.1 entgegensteht. 14.5 Für Störungen oder Ausfälle von Drittleistungen (z. B. Telefonie-Provider, KI-Provider, Kalender-Anbieter, Zahlungsdienstleister) haftet der Anbieter nur im Rahmen von Ziffer 14.2, sofern der Anbieter die Störung zu vertreten hat. Im Übrigen gelten die Bedingungen des jeweiligen Drittanbieters.

15. Vertraulichkeit 15.1 Die Parteien verpflichten sich, vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei, die ihnen im Rahmen der Vertragsdurchführung bekannt werden, geheim zu halten und nur zur Vertragsdurchführung zu verwenden. 15.2 Nicht als vertraulich gelten Informationen, die (i) allgemein bekannt sind, (ii) ohne Verstoß gegen Vertraulichkeitspflichten bekannt werden oder (iii) aufgrund gesetzlicher Verpflichtung offengelegt werden müssen.

16. Änderungen dieser AGB 16.1 Der Anbieter kann diese AGB aus sachlichem Grund (z. B. Änderung der Rechtslage, Sicherheitsanforderungen, Weiterentwicklung der Leistung) ändern. Über Änderungen wird der Kunde in Textform informiert. 16.2 Änderungen werden nur wirksam, wenn der Kunde ihnen ausdrücklich zustimmt oder wenn der Anbieter eine zumutbare Änderungsregelung mit angemessener Widerspruchsfrist anbietet und der Kunde innerhalb der Frist nicht widerspricht. Wesentliche Änderungen (z. B. Preiserhöhungen, Leistungsreduzierungen) bedürfen in jedem Fall der ausdrücklichen Zustimmung oder gewähren dem Kunden ein Sonderkündigungsrecht zum Wirksamkeitsdatum.

17. Schlussbestimmungen 17.1 Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. 17.2 Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist – soweit gesetzlich zulässig – der Sitz des Anbieters. 17.3 Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Textform, soweit nicht gesetzlich eine strengere Form vorgeschrieben ist. Dies gilt auch für die Änderung dieser Textformklausel. 17.4 Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Die Parteien werden die unwirksame Bestimmung durch eine wirksame ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt.