Frida nimmt eingehende Anrufe rund um die Uhr selbstständig an, erkennt im natürlichen Gespräch worum es geht, identifiziert den Anrufer anhand der Stammdaten, leitet bei Bedarf an den richtigen Mitarbeiter weiter – und schickt nach jedem Gespräch eine fertige Zusammenfassung samt Vorgang ins Ticketsystem. Keine Warteschleife, kein Tastenmenü, kein verpasster Anruf. In diesem Überblick zeigen wir, was Frida konkret kann.
Anrufannahme & Anrufer-Identifikation
Frida nimmt Anrufe mit einer natürlichen, menschlich klingenden Stimme an. Begrüßung, Stimme und Gesprächsführung sind individuell konfigurierbar. Während des Gesprächs gleicht Frida den Anrufer mit den hinterlegten Stammdaten ab – über Name und Adresse, mit phonetischer Fehlertoleranz. So weiß sie meist sofort, wer anruft und zu welchem Objekt er gehört.
- Natürliche, konfigurierbare Stimme und Begrüßung
- Abgleich mit Stammdaten inkl. phonetischer Fehlertoleranz
- Optionale Mieternummer-Abfrage für eindeutige Zuordnung
- Kein Buchstabieren von Namen oder Adressen nötig
Die intelligente Anruf-Weiterleitung: Das Herzstück von Frida
Klassische Telefonanlagen kennen nur stumpfe Regeln und Tastenmenüs. Frida versteht das Anliegen im freien Gespräch und entscheidet intelligent – wie eine erfahrene Mitarbeiterin am Empfang. Die Verwaltung legt die Weiterleitungsregeln in einfachem Deutsch fest, ganz ohne Programmierung.
- Natürliche Gesprächserkennung statt IVR-Menü
- Weiterleitungsregeln in Klartext festlegen, ohne IT-Abteilung
- Vier Standard-Kategorien: Notfall, Dienstleister, Eigentümer, Rückruf
- Geschäftszeiten-bewusste Weiterleitung mit Notfall-Ausnahme
Kein Anruf geht verloren: Failback-Sicherheit
Ist der gewünschte Mitarbeiter besetzt oder nimmt nicht ab, kehrt der Anruf automatisch zu Frida zurück. Sie nimmt das Anliegen auf und leitet es per E-Mail und als Ticket weiter – statt den Anrufer ins Nichts laufen zu lassen. Frida arbeitet in drei Betriebsmodi: als Entlastungsassistent, Rezeptionist oder Vollzeit-Agent.
- Automatischer Rückfall zu Frida bei Nichterreichbarkeit
- Vollständige Anliegen-Erfassung statt verlorener Anrufe
- Drei Betriebsmodi: Entlastung, Rezeption oder Vollautomatik
- Hochwertige Konferenz-Weiterleitung statt blinder Durchstellung
Automatische Nachbearbeitung: Die Arbeit ist nach dem Anruf erledigt
Nach jedem Gespräch erstellt Frida automatisch eine strukturierte Zusammenfassung und schickt sie an die zuständigen Mitarbeiter. Gleichzeitig legt sie direkt einen Vorgang im angebundenen Verwaltungssystem an – inklusive Anrufprotokoll, Kategorisierung und Priorisierung.
- Automatische E-Mail-Zusammenfassung an zuständige Mitarbeiter
- Automatische Ticket- und Vorgangsanlage im Verwaltungssystem
- Kategorisierung und Priorisierung nach Dringlichkeit
- Keine handschriftlichen Notizen oder verlorenen Zettel mehr
Stammdaten, Protokolle & Auswertungen
Stammdaten lassen sich komfortabel per Excel/CSV importieren – Frida dedupliziert intelligent und erkennt Änderungen automatisch. Jedes Gespräch wird mit Transkript, Aufnahme, Anrufer-Identifikation und Status protokolliert. Dashboards zeigen Anrufvolumen, Erkennungsquote und Kategorienverteilung.
- Komfortabler Stammdaten-Import per Excel/CSV mit Deduplizierung
- Vollständiges Anrufprotokoll mit Transkript und Aufnahme
- Dashboards: Anrufvolumen, Erkennungsquote, Kategorienverteilung
- Export als CSV und PDF für Geschäftsführung und WEG-Versammlungen
Integrationen, Sicherheit & Tarife
Frida ist direkt an ETG24 und idwell angebunden – casavi und facilioo sind in Vorbereitung. Alle Telefonie-Daten werden in der EU verarbeitet, sensible Daten sind verschlüsselt, strikte Mandanten-Trennung schützt jede Verwaltung. Vier Tarifstufen passen sich jeder Verwaltungsgröße an.
- Direkte Anbindung an ETG24 und idwell, weitere folgen
- EU-Datenverarbeitung, Verschlüsselung, strikte Mandantentrennung
- DSGVO-Werkzeuge für Datenexport und Löschung integriert
- Vier Tarifstufen von Basic bis Enterprise, monatlich oder jährlich
Fazit: Frida ist die Telefonzentrale, die nie Pause macht
Von der natürlichen Anrufannahme über die intelligente Weiterleitung bis zur automatischen Ticket-Erstellung – Frida übernimmt den gesamten Prozess rund um eingehende Anrufe. Kein Tastenmenü, kein verpasster Anruf, keine doppelte Dateneingabe. Das Ergebnis: ein entlastetes Team und Anrufer, die sich gut betreut fühlen.
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