Die KI-Telefonassistentin für Hausverwaltungen, die mitdenkt.
Frida nimmt jeden Anruf an, kennt eure Themen und fragt situativ nach — bis das Anliegen wirklich bearbeitbar ist. Danach liegt es fertig in eurem Postfach und als Vorgang in eurer Software.
Bei der Demo bekommst du danach dieselbe Zusammenfassung per Mail, die im Echtbetrieb rausgeht.
50+ Hausverwaltungen · über 65.000 betreute Einheiten
Bereits im Einsatz bei Hausverwaltungen deutschlandweit
Das sagen unsere Kunden.
Keine ausgedachten Zitate — echte Rückmeldungen aus dem Tagesgeschäft.
Hör Frida zu
Sechs Anrufe, wie sie jeden Tag reinkommen. Links der Anruf, rechts das Ergebnis, das dein Team bekommt.
Wasser tritt aktiv unter der Spüle aus. Frida gibt den Haupthahn-Hinweis, klärt Ort und Herkunft und stellt erst dann durch.
Wenn das Telefon klingelt, steht alles still.
Mieter melden Notfälle, Eigentümer fragen nach dem Stand, Dienstleister brauchen Rückfragen — während Abrechnung, Mails und Vorgänge weiterlaufen.
Was daraus wird
Ständige Unterbrechungen
Jeder Anruf reißt dich aus Vorgängen, Abrechnung und Ticketbearbeitung. Danach fängst du wieder von vorne an.
Unvollständige Infos
Ohne Struktur fehlen Details. Jede Rückfrage kostet einen zweiten Anruf und verlängert den Fall.
Verpasste Anrufe
Wer nicht durchkommt, ruft noch dreimal an — oder beschwert sich in der Eigentümerversammlung.
Notfälle außerhalb der Bürozeiten
Wenn nachts das Rohr bricht, entscheidet die Erreichbarkeit über die Schadenshöhe.
Der Unterschied zwischen annehmen und mitdenken.
Frida arbeitet keinen Fragenkatalog mehr ab. Sie bringt Fachwissen aus der Verwaltung mit, fragt situativ nach und hält sich an die Regeln, die ihr in eigenen Worten festlegt.
Frida fragt nach wie eine Sachbearbeiterin, nicht wie ein Formular
Sie kennt 16 Themen aus der Verwaltung — sechs akute Lagen und zehn häufige Anliegen — und fragt daraus situativ nach. Vorher stand in der Zusammenfassung oft nur „bittet um Rückruf“. Heute steht dort, was passiert ist.
Frida stellt nicht einfach durch. Sie stellt vorbereitet durch.
Ihr legt fest, was geklärt sein muss, bevor jemand im Team den Hörer abnimmt. Solange ein Pflichtschritt offen ist, gibt Frida die Weiterleitung nicht frei — geprüft wird das auf dem Server, nicht vom Sprachmodell.
Ihr schreibt die Regeln in Klartext — Frida hält sich daran
Kein Formular, keine Bedingungslogik, kein Support-Ticket. Ein normaler deutscher Satz reicht. Pro Thema entscheidet ihr: Standard übernehmen, ergänzen oder komplett selbst schreiben.
Ein Anruf rein — alles Wichtige sauber raus.
Vier Schritte, die bei jedem Anruf gleich ablaufen — egal ob morgens um acht oder sonntags um drei.
Frida geht ran
Rund um die Uhr, mit eurer Begrüßung. Kein Tastenmenü, keine Warteschleife — der Anrufer sagt einfach, worum es geht.
Sie fragt nach, was fehlt
Situativ statt nach Schema: Bei Wasser andere Fragen als beim Schlüssel. Bekannte Anrufer müssen ihre Adresse nicht diktieren.
Eure Regeln entscheiden
Notfall sofort durchstellen, Handwerker zum Objektbetreuer, Rest aufnehmen. Was geklärt sein muss, wird vorher geklärt.
Fertig übergeben
Zusammenfassung per E-Mail, Vorgang im Ticketsystem, Transkript und Aufnahme im Portal. Ohne Mitschreiben, ohne Nachfragen.
Jeder Anruf landet dort, wo er hingehört.
Sechs Wege, die ihr im Portal selbst festlegt — mit eigenen Nummern, Zeitfenstern und einem Wasserfall, falls der Erste nicht rangeht.
Frida probiert die hinterlegten Nummern der Reihe nach. Klappt keine, nimmt sie das Anliegen auf und schickt es raus — der Anrufer hängt nie im Leeren.
Die Arbeit ist schon erledigt, bevor ihr drauf schaut.
Aus jedem Anruf entsteht automatisch eine Zusammenfassung — als E-Mail an die richtige Adresse und als Vorgang in eurem Ticketsystem.
Wasser tritt aktiv unter der Spüle aus. Der Haupthahn wurde auf Hinweis zugedreht, die Nachbarwohnung ist nicht betroffen. Weiterleitung an den Sanitärdienst erfolgt.
An die richtige Adresse
Je nach Kategorie und Objekt geht die Mail an die zuständige Sachbearbeitung statt an ein Sammelpostfach.
Vorgang statt Zettelwirtschaft
In ETG24 und facilioo legt Frida den Vorgang direkt an — mit Duplikatsprüfung, damit aus drei Anrufen kein Ticket-Wildwuchs wird.
Transkript und Aufnahme
Im Portal liegt das komplette Gespräch. Wer nachhören will, hört nach — der Rest liest zehn Zeilen.
Hinweis bei Lücken
War ein Anruf unvollständig, steht das in der Mail. Ihr wisst also, wann ein Rückruf wirklich nötig ist.
Rundgang durch das Frida-Portal
Keine Blackbox — ihr seht und ändert alles selbst.
Stimmen, Regeln, Weiterleitungen, Ansprechpartner, Sprechzeiten: alles im Portal, ohne Entwickler und ohne Support-Ticket.
Frida nimmt Anliegen jetzt auch per WhatsApp auf.
Ihr bekommt eine eigene WhatsApp-Nummer. Wer lieber schreibt als anruft, schreibt — und Frida macht im Chat dasselbe wie am Telefon: verstehen, nachfragen, Vorgang anlegen.
Ein Foto sagt mehr als drei Sätze
Schadensbilder und PDFs hängen direkt am Vorgang. Frida bestätigt den Eingang — bewerten tut ihr.
Dieselben Regeln wie am Telefon
Gleiche Kategorien, gleiche Rückfragen, gleiche Zusammenfassung. Ihr pflegt nichts doppelt.
Postfach statt Live-Chat
Im Chat wird nicht weitergeleitet. Frida nimmt auf, euer Team antwortet aus dem Portal — auch Tage später, mit komplettem Verlauf.
antwortet sofort
Bald telefoniert Frida auch nach draußen.
Das Outbound-Add-on ist in Entwicklung: Frida ruft selbst an, stimmt Termine ab und telefoniert Handwerkern hinterher — mit denselben Regeln wie am eingehenden Telefon.
Erscheint als Add-on zu jedem Paket. Wenn du zum Start dabei sein willst, sag im Erstgespräch Bescheid.
Ihr müsst nie wählen zwischen Mensch und KI.
Drei Modelle, zwischen denen ihr jederzeit wechseln könnt — je nachdem, wie viel Telefon ihr abgeben wollt.
Entlastungsassistent
Geht nur dran, wenn euer Team es nicht tut.
Rezeptionist
Der Anrufer entscheidet selbst.
24/7-Vollassistent
Komplett-Outsourcing.
Was Frida für euch übernimmt.
Alles, was im Portal einstellbar ist — ohne Entwickler, ohne Zusatzmodul.
Das Gespräch
Weiterleitung
Erkennung
Kontrolle
Nach dem Anruf
Betrieb und Sicherheit
Was möglich ist — heute schon.
Und sie haben nicht eine Person eingestellt.
Was kostet euch das Telefon jeden Monat?
Schiebt die Regler auf eure Zahlen. Gerechnet wird mit Gesprächszeit und Nachbearbeitung — der Teil, der im Alltag meist untergeht.
Eure Situation
30 Tage risikofrei. Ohne Wenn und Aber.
Wenn Frida nicht hält, was wir versprechen, bekommt ihr die volle Nutzungsgebühr zurück — inklusive der verbrauchten Minuten. Kein Gespräch darüber, warum.
Die Frist beginnt mit dem Onboarding-Termin. Kündigung in Textform innerhalb der 30 Tage. Die einmalige Setup-Gebühr ist davon ausgenommen. Details in Ziffer 10 unserer AGB.
Frida fügt sich in eure Software ein — statt sie zu ersetzen.
Vorgänge landen direkt im Ticketsystem, Stammdaten gleichen sich ab. Und wo es noch keine Schnittstelle gibt, geht der Weg über E-Mail oder unsere API.
Vorgang wird automatisch angelegt, inklusive Duplikatsprüfung. Stammdaten gleichen sich ab.
Vorgangsanlage und Stammdatenabgleich, im Echtbetrieb bei Kunden im Einsatz.
Anbindung steht, wir suchen Verwaltungen für den Pilotbetrieb.
Stammdatenabgleich verfügbar, Vorgangsanlage in Arbeit.
Stammdatenabgleich verfügbar.
Anbindung in Planung.
Keine Schnittstelle dabei?
Dann läuft es über die strukturierte E-Mail oder unsere REST-API. Viele Verwaltungen arbeiten genau so — die Zusammenfassung liegt sichtbar im Postfach statt in einem Ticket, das erst beim Einloggen auffällt.
Datenschutz ohne Kompromisse.
Ihr verarbeitet die Daten eurer Mieter und Eigentümer. Deshalb betreut ein externer, zertifizierter Datenschutzbeauftragter Frida — und nicht nur ein Siegel auf der Webseite.
Externer Datenschutzbeauftragter
Zertifizierter DSB nach Art. 37 DSGVO und BDSG — inklusive Flatrate für alle Datenschutzanfragen direkt über unseren DSB.
Verarbeitung in der EU
Eure Gesprächsdaten werden ausschließlich in der EU verarbeitet. Kein Datenabfluss in die USA.
Datenschutz-Managementsystem
Aktives DSMS mit jährlichem Datenschutzbericht und regelmäßigen Statusgesprächen.
Regelmäßige Auditierung
Erst-Auditierung und laufende Überprüfung durch unabhängige, zertifizierte Prüfer.
AVV und Dokumentation
Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, gepflegtes Verarbeitungsverzeichnis und dokumentierte TOM.
Ihr behaltet die Hoheit
Aufbewahrungsfristen legt ihr selbst fest, Auskunft und Löschung laufen im Portal — ohne Support-Ticket.
Datenschutz betreut durch die suasio GmbH, Bühl · Externer Datenschutzbeauftragter gemäß Art. 37 DSGVO
Von Hausverwaltern. Für Hausverwalter.
Frida ist nicht im Silicon Valley entstanden, sondern im Verwaltungsalltag. Zwei von uns sind zertifizierte Verwalter und haben vier Jahre lang selbst zum Hörer gegriffen.
Wir wissen, was Hausverwalter brauchen, weil wir selbst welche sind.
Mehr über unsZertifizierter Verwalter, vier Jahre Praxis in der WEG-Verwaltung.
Zertifizierter Verwalter, kennt die gängigen Verwaltungsprogramme aus der Anwendung.
Wirtschaftsinformatiker, verantwortet Produkt und Schnittstellen.
Was Verwaltungen uns immer fragen.
Wenn etwas fehlt: ruft an, dann geht Frida ran und wir melden uns.
Frage nicht dabei?
Im Erstgespräch rechnen wir eure Zahlen durch und ihr entscheidet danach. Kein Druck, keine Verkäuferrunde.
Erstgespräch vereinbarenFrida stellt sich als digitale Assistentin vor — wir verstecken das nicht. Was auffällt, ist die Gesprächsführung: kein Tastenmenü, keine Warteschleife, sondern ein normales Gespräch mit passenden Rückfragen. Auch Anrufer, die solchen Systemen skeptisch gegenüberstehen, kommen damit gut zurecht.
Es gibt drei Pakete nach Minutenbedarf, ab 199 Euro im Monat bei jährlicher Zahlung, dazu einmalig 500 Euro Einrichtung. Alle Preise netto. Die genauen Zahlen stehen weiter oben im Preisabschnitt, und im ROI-Rechner seht ihr, was das gegen eure Personalkosten bedeutet.
Die Laufzeit beträgt zwölf Monate mit einem Monat Kündigungsfrist. Innerhalb der ersten 30 Tage ab Onboarding könnt ihr ohne Angabe von Gründen aussteigen und bekommt die volle Nutzungsgebühr zurück, inklusive der verbrauchten Minuten.
Nein. Ihr richtet eine Rufweiterleitung ein, das dauert wenige Minuten und funktioniert mit jeder gängigen Anlage. Ihr entscheidet dabei, ob Frida alle Anrufe annimmt, nur den Überlauf oder nur außerhalb eurer Sprechzeiten.
Notfälle erkennt Frida und stellt sie rund um die Uhr durch, auch nachts und am Wochenende. Vorher klärt sie die Punkte, die ihr festgelegt habt — beim Wasserschaden zum Beispiel, ob noch Wasser austritt und ob der Haupthahn zu ist. Wer die Rufbereitschaft nachts weckt, entscheidet eure Regel, nicht die KI.
Nach dem Onboarding-Termin läuft Frida in der Regel innerhalb weniger Tage. Wir richten Kategorien, Weiterleitungen und Themen gemeinsam ein, ihr liefert Stammdaten und schaltet die Rufweiterleitung. Danach ändert ihr alles selbst im Portal.
Dann nimmt sie das Anliegen trotzdem auf und gibt es weiter, statt aufzulegen. Wenn ein Anruf unvollständig geblieben ist, steht das in der Zusammenfassung — ihr wisst also, wann ein Rückruf nötig ist. Zusätzlich könnt ihr im Portal Regeln ergänzen, damit derselbe Fall beim nächsten Mal sitzt.
Die Verarbeitung findet ausschließlich in der EU statt, ein externer zertifizierter Datenschutzbeauftragter betreut uns, und einen AVV nach Art. 28 DSGVO bekommt ihr selbstverständlich. Aufbewahrungsfristen für Transkripte und Aufnahmen legt ihr im Portal selbst fest.
Ja, über 60 Sprachen sind möglich. 14 sind direkt aktiviert, weitere schalten wir auf Zuruf frei. Gerade bei Mietern, die kein Deutsch sprechen, spart das die Telefonkette über Nachbarn und Angehörige.
Mit ETG24 und facilioo legt Frida Vorgänge direkt an, casavi ist im Pilotbetrieb, weitere Systeme folgen. Wo es noch keine Schnittstelle gibt, kommt die strukturierte Zusammenfassung per E-Mail an die richtige Adresse — sichtbar im Postfach statt in einem Ticket, das erst beim Einloggen auffällt.